ENQUETES SUR LE METIER D’ASSISTANTE DE DIRECTION

L’apprentissage d’un métier ne commence-t-il pas par l’observation et par l’écoute des principaux acteurs de cette profession ?

Pour mener à bien cette découverte, j’ai décidé d’aller à la rencontre de plusieurs assistantes de direction, d’âge et de milieu professionnel différents et qui avaient envie de partager avec nous un peu de leur « savoir-faire » et de leur « savoir-être ».

J’ai  élaboré un questionnaire que je leur ai soumis sur les compétences, les connaissances, les qualifications, la place de l’assistante dans l’entreprise, l’image qu’elle véhicule, les difficultés rencontrées…

Ces assistantes pourront répondre aux questions qui leur sembleront intéressantes ou pertinentes

Ces réponses feront l’objet des articles  de la semaine.

Et comme toute relation ne peut être « RICHE » que s’il y a « ECHANGE », j’ai invité nos interlocutrices à  venir visiter notre blog, commenter nos articles et pourquoi pas, proposer des idées pour les futures publications….

 Ne se sent-on pas plus grand et plus fort lorsque l’on est entouré et conseillé ?

 

Evelyne LEPILLEUR

2^ème enquête sur le métier d’assistante de direction(s)

Après un début de carrière à l’accueil dans un petit cabinet comptable, Francine, 62 ans, autodidacte,  travaille depuis 1981 dans l’entreprise « PRICE WATERHOUSE COOPERS »(PWC) en tant qu’assistante de directions, pour un salaire entre 2000 et 3000 € en fin de carrière.

Elle nous fait part de son expérience :

1. Compétences, connaissances, qualification

 

E.L : Quelles compétences (professionnelles) sont nécessaires pour assurer pleinement cette fonction

F : il faut avoir un bon niveau en français, parler minimum deux langues, bien maitriser l’informatique.

E.L : Quelles sont vos tâches principales ?

F : Je dois seconder la direction et parfois même la remplacer

E.L : Quelles sont les qualités que l'on doit posséder ?

F : La discrétion et la disponibilité sont indispensables.

E.L : Quels défauts personnels vous ont aidé dans votre travail ?

F : Le fait d’être maniaque m’a beaucoup servi

E.L : Etre une femme est un atout dans ce métier ?

F : Sans aucun doute.

 

2. La place de l'assistante dans l'entreprise 

E.L : Comment qualifiez-vous votre place dans l'entreprise ?

F : Elle est importante dans le sens où l’on doit être capable de faire le « tampon » entre la direction, le personnel et les clients.

E.L : Si vous deviez utiliser une image pour l'illustrer :

F : Comme un poulpe, on doit avoir plusieurs cerveaux et toucher à tout.

 3. L'image de l'assistante en interne et en externe

E.L : Comment pensez-vous être perçue par l'ensemble du personnel ?

F : Pas toujours très bien

E.L : Et par votre direction ?

F : Bien, dans le sens où vous êtes là pour faire le lien avec le personnel, pour assurer tout ce qu’elle ne veut pas ou ne peut pas faire par manque de temps.

E.L : Quelles image souhaiteriez-vous donner de vous-même et y parvenez-vous ?

F : une image loyale, dévouée, qui essaie d’exercer ses fonctions en tenant compte de la situation de chacun. J’essaie de faire au mieux pour tous.

 

4. Les difficultés rencontrées dans votre métier

E.L : Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans votre parcours ?

F : Des difficultés d’ordre relationnel, ce n’est pas facile de composer avec tout le monde.

Puis en fin de carrière, des problèmes techniques en informatique

Mes collègues m’ont beaucoup aidée

 

5.    Une journée type

E.L : Pouvez-vous nous raconter une journée type ?

F : Tout d’abord, je regarde la messagerie de la directrice, je réponds aux messages que je suis censée connaitre pour faire avancer le travail.

Je trie le courrier et je prépare les réponses si possible, je fais le point avec la direction sur toutes les affaires en cours. Je fais les courriers nécessaires, je leur rappelle les rendez-vous, j’évoque les problèmes du personnel et des clients …

 

6      Une journée pas comme les autres

E.L : Souhaitez-vous nous raconter une journée que vous n'oublierez jamais : riche en humour ou bien riches en étourderies ou tout autre souvenir qui nous donnerait envie de partager avec vous un bout de chemin…

F : J’ai un excellent souvenir d’une journée où j’ai dû assumer la mise en place de la réception de la « Christmas Party »pour laquelle étaient conviées 200 à 300 personnes.

C’était une journée intense en travail mais tellement passionnante ! De la décoration de la salle, l’accueil des invités au déroulement de la journée, nous voulions faire mieux que les autres cabinets, les épater pour qu’on en parle longtemps et c’est ce qui est arrivé  Nous avons été les meilleurs !

E.L : Francine, nous vous remercions  de nous avoir fait partager la passion de votre métier

 

1^ère Enquête  sur le métier d’Assistante de Directions

Présentation de l'assistante :

Jénéssy, 26 ans,  a suivi des études  en BTS ventes et productions touristiques, puis en BTS assistante de manager trilingue anglais, espagnol. Après une expérience comme agent de voyage, elle a intégré une entreprise en tant qu’assistante de direction, poste qu’elle occupe depuis 6 mois. Pour un salaire mensuel de 1761 €, elle travaille 39 heures par semaine et s’épanouit pleinement dans cette nouvelle fonction.

Ecoutons-là :

1. Compétences, connaissances, qualification :

 

E.L : Quelles compétences (professionnelles) sont nécessaires pour assurer pleinement cette fonction

 J.Q : Maitrise de l’outil informatique, écoute active / prise rapide de notes, organisation, sens des priorités, ténacité

E.L : Quelles sont vos tâches principales ?

J.Q : Gestion commerciale et organisation de chantiers

E.L. : Quelles connaissances vous demande-t-on de maîtriser ?

J.Q. : Utilisation experte des logiciels professionnels, sens de la relation client

E.L. : Vous est-il possible de suivre des formations ; si non le souhaiteriez-vous ?

J.Q : pas pour le moment (pas assez d’ancienneté dans l’entreprise) mais sinon la formation sur le tutorat me conviendrait ou encore celle de perfectionnement pour le logiciel Excel

E.L : Quelles sont les qualités que l'on doit posséder ?

J.Q : Discrétion, organisation, ténacité

E.L : Quels défauts personnels vous ont aidé dans votre travail ?

J.Q : Têtue comme une mule, près de mes sous (pour la réservation d’hôtels et de restaurants)

E.L : Etre une femme est un atout dans ce métier ?

J.Q : Oui parce que je pense qu’il faut être capable de gérer plusieurs tâches de front mais il faut aussi avoir le sens des priorités (on tient son poste comme on tient sa maison )

2. La place de l'assistante dans l'entreprise

 

E.L : Comment qualifiez-vous votre place dans l'entreprise ?

J.Q : Je suis un relai entre la direction et les équipes opérationnelles

E.L : Si vous deviez utiliser une image pour l'illustrer :

J.Q : La femme au foyer transposée à l’entreprise

 

3. L'image de l'assistante en interne et en externe

 

E.L : Comment pensez-vous être perçue par l'ensemble du personnel ?

J Q : Comme quelqu’un de rigoureux et de peu flexible

E.L : Le regard des autres au sein de l'entreprise est-il important à vos yeux ?

J.Q : Pas vraiment à part celui des hommes de chantier car ma priorité est qu’ils se sentent bien, vu qu’ils partent à la semaine

E.L : Quelles relations avez-vous établies avec les partenaires extérieurs de l'entreprise ?

J.Q : relations de confiance et de proximité (m’appellent par mon prénom, savent qu’ils seront rappelés donc ne me harcèlent pas de coups de téléphone)

 

4. Les difficultés rencontrées dans votre métier

 

E.L : Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans votre parcours ?

J.Q : Faire sa place dans une entreprise alors qu’on est jeune diplômée, se sentir reconnue, gérer les conflits.

E.L : Quels outils avez-vous trouvés pour résoudre ces difficultés ?

J.Q : J’ai fait mon travail comme je le pensais et j’ai attendu d’avoir le retour de mes collègues, je leur ai aussi demandé s’ils voulaient mettre des choses en place.

 

Une journée pas comme les autres

 

E.L : Souhaitez-vous nous raconter une journée que vous n'oublierez jamais : riche en humour ou bien riches en étourderies ou tout autre souvenir qui nous donnerait envie de partager avec vous un bout de chemin…

J.Q : Le 24 mars 2014, j’ai été ravie de partager l’amour de mon métier avec de futures Assistantes de Direction. Je pense que l’intérêt porté à cette journée a été réciproque et je les remercie de m’avoir accueillie avec tant d’égards.

 E.L : Jenessy, merci de nous avoir communiqué votre passion pour votre métier.