TO BE ASSISTANT OR NOT TO BE ?

"Organisation, Communication et Gestion : Un Véritable Assistanat !"

Les tâches attribuées à l’Assistant(e) de direction quelles sont-elles ? Elles varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable.

S

es activités impliquent une pratique constante des techniques de communication et de traitement de l’information. Il (elle) est par conséquent polyvalent(e).

I

l (elle) commence sa journée par la lecture de l’ensemble du courrier de son directeur, dont e-mails. Il (elle) le classe par ordre de priorité et l’archive si nécessaire. Puis il (elle) assure la gestion de l’agenda. Il (elle) organise les réunions et les rendez-vous selon les disponibilités et les priorités de son directeur. Puis filtre les appels et les accueils physiques. Il (elle) est en contact quotidien avec les collaborateurs de l’entreprise. Il (elle) prépare les dossiers dont le manager à besoin, les range et les classe. Il (elle) rédige les comptes rendus auxquelles il (elle) a assisté et les envoie aux personnes concernées. Enfin, il (elle) rencontre plusieurs fois par jour son supérieur pour faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.

A

dministrativement, il (elle) est amener à planifier et à organiser des déplacements (voyages, séminaire) et des manifestations évènementielles ; à accueillir les visiteurs ; être l’interface entre les clients, les fournisseurs et les représentants du personnel ; à traiter et transmettre les informations ainsi que les décisions ; à participer à la communication interne et externe ; coordonner le planning des équipes ; à la participation au recrutement ; à instruire et suivre des dossiers professionnels

L

’Assistant(e) de direction peut endosser des responsabilités plus importantes, comme l’établissement et la gestion des budgets, traitement des documents comptables (clients services fiscaux, les organismes sociaux, trésorerie) ; contribuer à l’approvisionnement en fourniture courantes et à l’achat de prestations (gestion de stocks)

M

ais aussi, il (elle) peut également participer dans les fonctions commerciale, tel que assurer le suivi des dossiers clients (base de données clients, offres et devis, suivre les commandes et les retours clients) ; assurer le suivi administratif des opérations commerciales, financières et logistiques (documents commerciaux, documents opérationnels, relance clients …) ; contribuer à la préparation de dossiers de lancements d’appels d’offres ; participation à l’action commerciale (marketing, droit commercial, dossier d’appel d’offre …) 

I

l (elle) doit aussi avoir des connaissances sur les éléments de base en droit du travail, technique de prise de note et frappe rapide (sténographie) et surtout avoir une maîtrise total des outils informatiques nécessaires à ses différentes activités :

Ø  Word : Effectuer la frappe de document, le traitement du courrier, compte rendu, communiqué de presse …

Ø  Excel : Concevoir des outils de suivi de l’activité de la structure (formule de calcul), des tableaux de bord, gestion de stocks et les mettre à jour; tableau de Gantt (qui sert à répartir les tâches à effectuer selon leur ordre d’importance); tableaux de Gestion de projet …

Ø  Powerpoint : Pour concevoir des diaporamas et des animations

Ø  Internet : pour chercher une ou des information (s) utiles à ses activités

Ø  Agenda et Messages Électronique

Ø  Fax

Ø  Autres Outils : organiser les informations et les données, sous forme de dossiers numériques (gestion électronique des documents) et/ou papier.

                                                                                               Aurélie BAILLY