Assistante de direction un métier avec un grand M

Petite définition :

La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Elle est chargée de l'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.

Description active du métier

Plus diplômée et expérimentée que les autres secrétaires, la secrétaire de direction ou assistante de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.

Elle gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers. Elle prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Elle supervise leurs déplacements professionnels.

La secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.

Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.

Elle se doit d’avoir une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia. Elle peut aussi être amenée à parler anglais.

Très disponible, d'une grande discrétion, elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron.

Pour résumer, une femme avertie et pleine de ressources qui représente parfaitement le métier d’assistante de direction.

 

Jenny Brunet